Politique et conditions de location

POLITIQUE DE LOCATION DE SALLES du CSCM, volet externe

Le locataire est tenu de lire et respecter les conditions et politiques de location suivantes.

Préambule

En conformité avec sa Politique de tolérance zéro face à la violence, le Centre de services communautaires du Monastère se réserve le droit de refuser ou d’annuler toute réservation de groupes ou d’individus dont les propos ou les actes iraient à l’encontre des valeurs de respect et d’entraide qui orientent toutes les activités du Centre.
La location d’espaces de réunion à l’externe s’inscrit dans notre programme d’autofinancement et permet de soutenir la mission du Centre, à savoir louer à moindre coût des locaux permanents aux organismes communautaires afin de développer l’offre de services directs à la population de l’arrondissement en situation de vulnérabilité.
Également dans cet esprit communautaire, pour la location ponctuelle d’espaces de réunion, le CSCM accorde des tarifs préférentiels aux OBNL et organismes de bienfaisance enregistrés de l’arrondissement Plateau-Mont-Royal.
Les espaces décrits ci-dessous ne sont pas destinés à la location aux particuliers (organisation de fêtes privées, anniversaires et autres).

Processus de location

Si vous souhaitez louer un de nos espaces, remplissez la demande de réservation (AJOUTER lien FORMULAIRE) concernant votre évènement et nous vous répondrons sous deux jours ouvrables pour planifier votre location. Vous recevrez une soumission établie selon vos besoins, tenant lieu de contrat de location, que vous devrez confirmer, signer et renvoyer par courriel sous 48 h pour que nous puissions enregistrer votre réservation de façon définitive. Passé ce délai, votre demande de réservation sera considérée comme nulle.
Vous pouvez également vous enregistrer comme client afin de bénéficier de tarifs préférentiels (consultez la section « Tarifs »). Pour ce faire, remplissez le formulaire d’ouverture de compte-client (AJOUTER lien FORMULAIRE

ESPACES à LOUER

Le Centre de services communautaires du Monastère dispose de 3 ensembles de salles à louer à l’externe, soit la salle du 6ème étage avec ou sans loggia; la salle 432-434-436 située au 4ème étage et divisible en 2 ou 3 grâce à ses murs amovibles, et la salle 324 avec sa verrière adjacente, située au 3ème étage.
La salle du 6ème étage et sa loggia sont réservées à la location à l’externe. Les salles des 4ème et 3ème étages sont également disponibles mais destinées prioritairement à l’utilisation par les organismes locataires du Centre. Leur disponibilité est donc moindre et les organismes locataires doivent être consultés.
IMPORTANT : en raison des travaux d’aménagement du 5ème étage prévus en 2019, les salles des 4ème et 3ème étages seront disponibles pour la location à l’externe à partir du 1er juillet 2019. Jusqu’à cette date, seules la salle du 6ème étage et sa loggia sont ouvertes à la location à l’externe.

CAPACITÉS d’ACCUEIL MAXIMALES des SALLES

Pour connaître la capacité d’accueil maximale de chaque salle : Capacité des salles

CARACTÉRISTIQUES des salles (équipement/services inclus dans la location)
Pour en savoir plus sur l’équipement et les services fournis dans chaque salle : Caractéristiques des salles

Non inclus dans la location : service d’installation/rangement; frais de surveillance/sécurité en semaine après 22 h, et la fin de semaine.

CONDITIONS et TARIFS de location

La location se fait par blocs horaires d’une durée de 4 h. Il est possible de combiner plusieurs blocs.
Pour connaître le détail de la répartition en blocs horaires : Blocs de location

À NOTER : si vous ne retenez pas le service supplémentaire d’installation/rangement, ces durées de réservation incluent votre temps d’installation/rangement.

TARIFICATION

Tous les prix sont présentés avant taxes applicables et sont sujets à changements sans préavis.
Location ponctuelle

Le Centre offre 2 tarifs différents pour la location de salles ponctuelle :
  • Tarif régulier :
Il s’agit du tarif en vigueur pour les entreprises privées et les organismes publics/parapublics.
  • Tarif OBNL :
Ce tarif s’applique pour les OBNL et organismes de bienfaisance enregistrés dont le siège est situé dans l’arrondissement Plateau-Mont-Royal. Ces organismes bénéficient d’une réduction de 25 % sur le tarif régulier.

Politique d’avantages clients

Les organisations souhaitant s’inscrire comme clients peuvent bénéficier de réductions supplémentaires, établies en fonction du nombre de locations planifiées et réservées dans un délai d’un an à partir de leur inscription (par exemple pour réserver des activités récurrentes). Pour ce faire, elles doivent compléter et renvoyer le formulaire d’ouverture de compte-client. Cela leur permet également de disposer d’un délai de 30 jours après la location pour le paiement des factures.

Grille de tarifs réguliers (entreprises privées et organismes publics/parapublics), avec rabais clients
Pour connaître le détail des tarifs réguliers, avec rabais clients, pour chaque salle : La tarification

Grille de tarifs OBNL et organismes de bienfaisance enregistrés de l’arrondissement Plateau-Mont-Royal, avec rabais clients
Pour connaître le détail des tarifs OBNL, avec rabais clients, pour chaque salle : La tarification

Obligatoire en semaine, après 22 h, et en fin de semaine, pour toute la durée de la location
  • Service de gardiennage/sécurité : 25 % du coût de location de la salle.
  • Équipements supplémentaires (optionnels)
  • Location d’un pointeur/clic pour le tableau interactif situé au 6ème étage : _____ $; (forfait par location)
  • Location d’un système de son : à venir (forfait par location).

Services supplémentaires (optionnels)

  • Possibilité de prolongation de la durée de location, avant et après le bloc horaire, si la salle réservée est disponible :
Tarif horaire : variable selon la salle louée; pour la salle du 6ème étage : 60 $/h;
Service de mise en place et de rangement des chaises et tables selon la disposition choisie (consultez la charte des dispositions par salle AJOUTER lien) : 50 $ (forfait);
  • Service traiteur communautaire sur place disponible pour buffets, repas chauds et froids… Consultez les délicieux menus de Resto Plateau; location de nappes, verres, ustensiles sur demande. (AJOUTER lien);

CONDITIONS DE PAIEMENT et POLITIQUE D’ANNULATION

1.   Acompte :

Un acompte de 25 % du montant de la location vous est demandé pour confirmer la réservation, à la signature du contrat de location. Le solde doit être réglé au plus tard avant l’entrée dans les lieux.
Les locataires inscrits comme clients sont dispensés du dépôt d’acompte et ont la possibilité de régler leur facture dans les 30 jours suivant la location.
(En cas d’accord pour la location aux particuliers, certaines conditions devraient s’appliquer : un chèque de caution/dépôt de garantie de __ $ et la signature du contrat par 2 personnes responsables sont exigés. Une preuve de contrat d’assurance responsabilité civile doit également être transmise à la signature du contrat. Un état des lieux sera effectué à la fin de la location et le dépôt de garantie servira si besoin à couvrir les éventuels dommages (ou une partie des dommages) constatés.)
Politique d’annulation :
  1. La confirmation de réservation tient lieu de contrat. Toute annulation ou demande de changement (date/horaire/équipement) doit être transmise par écrit.
  2. Frais minimum d’annulation : 25 $ par salle, par journée de location;
  3. Annulation 2 semaines avant la date de location prévue : l’acompte ne sera pas remboursé;
  4. Annulation 1 semaine avant la date de location prévue : 50 % de la facture totale sera à payer;
  5. Annulation 48 h avant la date de location prévue : 100 % de la facture totale sera à payer.
  6. Modes de paiement possibles : comptant, chèque de compagnie.

RÈGLES D’UTILISATION des espaces de location

Il est de la responsabilité du locataire de faire connaître et respecter les règles suivantes par les participants de l’évènement qu’il organise :
Sécurité :
1.   Il est strictement interdit de fumer cigarette, cannabis et cigarette électronique, tant à l’intérieur du bâtiment que sur les terrasses (4ème étage et loggia); tout locataire contrevenant          s’expose à une interdiction de location de _______________ mois;
2.   Aucune flamme vive (chandelle, lampion, encens…) n’est tolérée à l’intérieur des salles;
3.   Les portes et aires de circulation doivent rester dégagées en tout temps;
4.   Les portes de sortie de secours doivent rester fermées en tout temps;
5.   Le locataire s’engage à respecter la Politique de tolérance zéro face à la violence (ou code de vie) en vigueur dans le Centre;
6    Des frais de gardiennage/sécurité de 18 $/h (minimum 3 h) seront facturés pour toutes locations après 22 h en semaine et les samedis et dimanches.

Accueil/accès (orientation visiteurs) :

  • L’accueil des participants relève du locataire, qui peut demander à faire diffuser l’horaire et la salle de son évènement sur le réseau d’affichage interne du Centre ainsi que dans le calendrier du site internet, ce sans frais. Des espaces d’affichage papier sont également prévus dans l’entrée du bâtiment pour que le locataire puisse indiquer par une affichette la salle réservée.
  • Les portes principales ainsi que les portes d’étages sont fermées en tout temps en fin de semaine et à partir de 20 h les jours ouvrables. Les usagers peuvent sortir mais ne peuvent rentrer dans l’édifice à partir de cette heure. En dehors des périodes de gardiennage (à partir de 22 h en semaine et les samedis et dimanches), le locataire doit gérer l’accès à l’édifice et à sa salle selon les procédures qui lui seront indiquées.

Permis d’alcool :

Pour consommer, distribuer ou vendre des boissons alcoolisées, le locataire doit se procurer un permis de réunion auprès de la Régie des alcools, des courses et des jeux (demande à transmettre au moins 15 jours avant l’évènement). Pour plus de renseignements, consultez le site https://www.racj.gouv.qc.ca/formulaires-et-publications/formulaires/alcool/permis-de-reunion.html  (AJOUTER lien) La Régie exigera une copie de votre contrat de location.
Mise en place/rangement :
1.   Le locataire s’engage à respecter les heures de début et de fin de location inscrites dans la confirmation de réservation;
2.   La durée des blocs de location comprend la mise en place de la salle (tables et chaises) et son rangement par le locataire; il doit s’assurer de replacer la salle dans son état initial;
3    Un service de mise en place de la salle, selon la disposition choisie (consultez les dispositions possibles pour chaque salle AJOUTER lien) et de rangement est disponible sur                   demande, pour un forfait de 50 $;
4.   Lorsqu’il quitte la salle, le locataire doit :
  • Vider le réfrigérateur de toute nourriture ou boisson;
  • Déposer les vidanges et le recyclage dans les bacs appropriés;
  • Refermer les fenêtres, éteindre les luminaires et arrêter les ventilateurs;
  • S’assurer que les portes sont fermées.

Affichage et décoration/dommages éventuels

1.   L’affichage « sauvage » (sur les murs, murs amovibles, panneaux acoustiques…) et la décoration suspendue sont interdits. Des panneaux/chevalets peuvent être prêtés sur demande;       des emplacements appropriés seront également indiqués.
2.   Il est strictement interdit de clouer, visser ou altérer de quelque façon que ce soit le plancher ou les murs des locaux;
3.   Le locataire est responsable de tous les équipements et espaces mis à sa disposition. Il doit aviser immédiatement le personnel du Centre en cas de dégâts, bris matériels ou                   problème technique;
4.   La réparation des bris accidentels ou causés par un usage inadéquat est aux frais du locataire.

Pour devenir client, il faut cliquer sur  Formulaire d'inscription pour devenir client.

Pour devenir client, il faut cliquer sur  XXXXXXX

 
 
 

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